Checklist những công việc hàng tháng của một quản lý chuyên môn tại trung tâm ngoại ngữ (Phần 2)

HỌP ĐỊNH KÌ

Một trong những đầu việc các quản lý chuyên môn không bao giờ được bỏ qua hoặc “làm cho có” đó chính là HỌP ĐỊNH KÌ.

Tôi cảm nhận điều này thực sự sâu sắc nhất sau 3 năm tham gia tổ chức kết nối thương mại toàn cầu BNI.

Việc hàng tuần, ban lãnh đạo/quản lý cùng với thành viên/nhân sự cùng ngồi lại với nhau tạo ra một sự ảnh hưởng vô cùng lớn cho doanh nghiệp.

Kiểm soát được tình hình hoạt động

Việc họp giúp những người không trực tiếp giảng dạy nắm được tình hình trung tâm mình đang diễn ra như thế nào ?

– Sĩ số từng lớp?

– Số học viên mới đến test? Số học viên chuyển đổi?

– Những chiến thắng nhỏ? Những khó khăn trong giảng dạy?

– Những sự cải tiến mà giáo viên đã làm (để học hỏi lẫn nhau)

…

Việc họp còn giúp những người chỉ giảng dạy nắm được định hướng của trung tâm, những kế hoạch, chương trình, sự đổi mới…đến từ những con người ở trên.

– Nhắc lại về sơ đồ bộ máy, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp?

– Vinh danh khen thưởng những nhân sự có thể hiện tốt?

– Tháng 3 này chúng ta có những chương trình nào?

…

Kết nối sâu với nhân sự

Tất cả chúng ta đều là con người nên rất cần sự kết nối sâu để thấu hiểu. Chưa kể chúng ta làm về giáo dục, trồng người, nên việc được đào tạo về con người, tâm trí, được thoả mãn những nhu cầu cá nhân là vô cùng quan trọng.

CÁCH THỨC TRIỂN KHAI

Hãy xem video bên dưới nhé!

NHỮNG LƯU Ý KHI HỌP ĐỊNH KÌ

Thời gian:

– Họp ngày: nhanh, gọn, đi vào chủ đề chính, thường 15-30 phút là quá đủ.

Nội dung: tổng kết nhanh công việc hôm trước và kế hoạch cho công việc hôm nay.

– Họp tuần: đi đầy đủ các bước khởi động, giới thiệu tầm nhìn sứ mệnh giá trị cốt lõi, vinh danh khen thưởng, đào tạo nội bộ (5phút), review công tác cũ, kế hoạch mới, chia sẻ cảm nhận…

Thời gian 60 phút là đẹp.

– Họp tháng: đi đầy đủ các bước như họp tuần, áp dụng giống Họp hội đồng trên trường công thêm một số thông tin như sĩ số từng lớp, % học viên trả bài đầy đủ, % học viên đi học đủ 8 buổi/tháng…

Thời gian 60-90 phút là đẹp.

Nhân sự phải chuẩn bị bộ câu hỏi review:

+ Điều bạn đã làm tốt?

+ Điều bạn có thể làm tốt hơn?

+ Những sự cải tiến đã có?

+ Những hành động bạn sẽ làm?

+ Phần thưởng (vật chất+phi vật chất) bạn sẽ dành cho mình nếu bạn đạt được mục tiêu?

….

Thay đổi người điều phối cuộc họp để buổi họp có nhiều luồng gió mới, giảm công việc cho người quản lý chuyên môn, rèn kĩ năng lãnh đạo cho toàn bộ nhân sự tham gia.

Training chéo (5phút) là cần thiết để nhân sự học hỏi lẫn nhau. Mục tiêu của chúng ta không phải là Lead mà là tạo ra thật nhiều Leader. Và người quản lý sẽ Lead the Leader.

Luôn có thư kí ghi chép lại biên bản cuộc họp.

Nếu họp online phải recording lại làm tư liệu.

Trên đây là một số điểm nhỏ về việc họp định kì, thầy cô có thể xem chi tiết tại video phía bên dưới cmt.

Chúc thầy cô sẽ luôn có những buổi họp vui, hiệu quả.

Have a nice day.